¿Qué es un archivo muerto y cómo organizar su almacenamiento?

Puntos clave

• El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación pide guardar la contabilidad y su documentación cinco años, y el acta constitutiva mientras exista la sociedad.
• A la caja solo van originales con plazo vigente. Las copias y los borradores se destruyen antes.
• Una caja por área y por año fiscal permite destruirla completa cuando vence su plazo.
• La caja de medida oficio sirve para hojas carta y oficio, y cajas iguales se estiban parejo.
• Treinta centímetros de hojas carta pesan casi 14 kg, por eso la caja de la base necesita cartón resistente.
• La caja de 30 × 20 × 20 cm de nuestro catálogo está pensada para envío. Una hoja carta no entra en ella ni acostada ni parada.

¿Qué documentos van al archivo muerto?

Son papeles que ya no se usan a diario, no papeles que sobran. Sacarlos de los escritorios libera espacio en la oficina. Pero cuando llega una revisión del SAT o una auditoría y te piden una factura de hace cuatro años, tiene que aparecer.

Cuánto tiempo se guarda cada papel depende de la ley que le aplica. El plazo fiscal está en el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, y tu contador te dice qué documentos siguen dentro de él.

¿Cómo organizar el archivo muerto paso a paso?

1. Depura antes de guardar

Junta a quien lleva cada área y revisen qué se queda. Lo que es copia o borrador se destruye. A la caja solo van los originales que sigan dentro de su plazo.

En lo fiscal, el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación fija ese plazo en cinco años. Si un acto tiene efectos fiscales en varios ejercicios, los cinco años cuentan desde la declaración del último ejercicio con esos efectos. El acta constitutiva y las actas de cambios de capital se guardan mientras exista la sociedad. Por eso van aparte del papel que algún día se va a destruir.

2. Clasifica por área y por año fiscal

Arma un grupo por área, como contabilidad, recursos humanos, legal o ventas, y dentro de cada área uno por año fiscal. Cada caja lleva papeles de una sola área y un solo año. Así, cuando vence el plazo de ese año, sale la caja completa sin revisar hoja por hoja.

3. Guarda en cajas con tapa aparte

La caja de archivo trae una tapa que se levanta para consultar un expediente y se vuelve a poner. Sus asas laterales sirven para cargarla llena. Una caja de solapas, como la americana, se cierra con cinta, y cada consulta la deja más maltratada.

4. Etiqueta el frente y lleva un índice

Escribe con marcador permanente en el frente de la caja y no en la tapa, porque las tapas se cambian de caja sin querer. Anota el área, el año, el rango de contenido (por ejemplo, facturas de enero a junio) y la fecha en que vence su plazo.

Copia esos datos a una hoja de cálculo junto con la ubicación de cada caja. Con ese índice sabes en qué caja está cada expediente.

¿Qué caja sirve para archivo muerto?

Antes de comprar, revisa cuatro cosas de la caja:

Si tu archivo mezcla las dos medidas, conviene comprar todas las cajas en oficio. La carta también entra, y con un solo tamaño las filas del anaquel quedan parejas.

El cartón corrugado lleva una lámina ondulada entre dos caras de papel, y esa onda le da rigidez. La nota sobre la diferencia entre cartón ondulado y cartoncillo explica por qué el cartoncillo no sirve para cargar peso.

La caja de 30 × 20 × 20 cm de nuestro catálogo, de 32 ECT, está pensada para envío. Una hoja carta no entra en ella acostada ni parada, porque su lado corto, de 21.6 cm, no cabe en el ancho ni en el alto de la caja, que miden 20 cm.

¿Por qué se aplastan las cajas de archivo en la bodega?

Porque el papel pesa y la caja de abajo carga a todas las de arriba. Una resma de 500 hojas carta de 75 g/m², de unos 5 cm de grueso, pesa cerca de 2.3 kg. Una caja con 30 cm de hojas paradas ya lleva casi 14 kg.

Con cartón delgado, las cajas de la base se pandean con los meses y la estiba termina ladeada. Para varias camas de cajas llenas conviene doble corrugado.

Pon las cajas más pesadas abajo y súbelas a un anaquel o a una tarima. En el piso, el cartón absorbe humedad y pierde resistencia.

¿Qué cuidar si el archivo se va a una bodega externa?

Si lo mandas a una bodega o a un servicio de custodia, sujeta la tapa con una tira de cinta para que no se abra en el traslado. La cinta canela hot melt de 48 mm × 150 m cuesta $44.80 más IVA.

Si las cajas viajan en tarima, emplaya la estiba para que no se recorran. El rollo manual de playo de 18 pulgadas, calibre 60, cuesta $57.60 más IVA. La guía para paletizar y asegurar la carga explica cómo acomodarlas.

Antes de que se vayan, anota en tu índice la ubicación que les da la bodega. Así pides la caja exacta cuando la necesites.

La opinión de Rudy Rocha, director de Packwall

Si en tu archivo hay hojas carta y oficio, compra todas las cajas en medida oficio. Ahí entran las dos, y cajas de una sola medida se estiban parejo. Pídelas de cartón corrugado, con tapa aparte y asas. Para archivo no te sirve nuestra caja de 30 × 20 × 20 cm, porque una hoja carta no entra en ella ni acostada ni parada.